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Home昔日真理報2012年 真理報文章2012 年 9 月【職場上的祭司】溝通甚艱難(上)

【職場上的祭司】溝通甚艱難(上)

 

我認為溝通不單是一門學問,而簡直是一門藝術!在工作上,每天有大大小小,林林總總,對內對外的事情需要溝通,當中有些屬良性的,有些屬中性的,更有些帶危急性的。若果溝通進行得順利,工作做得事半功倍,相反若溝通進行得不理想,工作就變成事倍功半。因為有時困難不在於工作本身,卻在於如何與他人共事,而溝通就是共事中的關鍵原素。

相信讀者們也接觸過一些辦事能力高,但溝通能力低的人,可能起初也能夠客氣遷就,但久而久之卻因溝通上的問題而彼此之間漸起張力,甚至產生衝突,就算辦事能力有多高,也彌補不到對團隊造成的傷害。相反,一個掌握到溝通技巧的人,不單表達清晰合宜,而且言語上顧及他人感受,懂得進退,他必然是團隊中大家喜愛的同事。哪麼為何溝通如此艱難呢?就讓我嘗試分析一下吧!

在溝通中,「我」通常是導致問題的原因。「我」通常認為自己是對的,自己的需要是最應該被滿足的,自己的期望是最重要的等等。然而,溝通並不是有兩個甚至以上的「我」在自顧自地發表獨白,卻是「我們」在一個彼此尊重並互動的環境下去表達並且聆聽,從而讓「我們」也瞭解到對方的立場和需要,使「我們」能夠在溝通後為達到共識而踏前一步。要知道,若要做到「雙贏」的結果,往往比只是「我贏」而要付出更多的努力,但「雙贏」則必比「我贏」帶出長遠並正面的果效,所以額外的付出是值得的。

在溝通中,誠懇的動機和態度當然重要,不過誠懇之外還要加上靈巧和策略,這便能發揮「調和」的作用。正如上文所講,人總是認為自己是對的,所以如何使對方樂意地撥出一個空間去聆聽你的意見也需要一些技巧。我的經驗是「硬碰硬」的成功率是偏低的,因為這只會啟動對方的防衛系統而反令溝通更難進行。另外,「我是上司,所以你要服從」這一套的成功率則更加低,結果只會成為一個犯眾怒的上司。

所以,在溝通中一方面我會誠懇地讓對方知道我樂意聆聽他們的需要,而同時策略性地讓他們看見我們之間的共同目標,以防止溝通滯留在「我」的層面。這樣一來便能使溝通的進程有一方向,另外又建立一個平等的氣氛,這對大家的對話必有幫助。因此,只有一腔熱誠卻不懂變通,不知進退,那也是溝通的大忌。

溝通的困難亦因為「今日此刻」的溝通往往牽帶著一連串的歷史往事,千絲萬縷,錯綜複雜。又或者當時人抱著「我已經忍無可忍」的心態進行溝通,還未及聆聽對方有什麼回應,而自己已載滿一腦子未經証實的假設,這樣的溝通當然是困難的!這是因為我們未能在問題初發生時即時進行溝通去解決,相反卻只是一味拖延,以至問題越滾越大,最後一發不可收拾,令溝通變得高壓沈重。

因此,速戰速決也是溝通的策略之一。而若果已錯過了速戰速決的時機,我們便需要預計到溝通中除了有事務上的處理外,還有人的情緒和感受需要顧及,可能甚至要預先做一些安撫工作才可以切入正題呢!

總而言之,溝通的困難是因為溝通並不單單是將文字或訊息傳遞了出去便了事,當中需要顧及的因素是多不勝數,而不同的處境又有不同的難處和挑戰。就讓我在下一期的文章中跟大家繼續分享這課題吧!

 

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